Unsere Toolbox
Mit dieser Toolbox bieten wir Ihnen eine Sammlung von Werkzeugen, die Sie bei der Arbeit rund um das Thema Ausbildung unterstüzen. Alle diese Werkzeuge sind Ergebnisse der Arbeit im Projekt „UPGRADE – Ausbildung für die Logistik 4.0“. Die Toolbox ist in drei Bereiche gegliedert:
- „Azubis finden“: Was können wir als KMU tun, um mehr Bewerbungen für Ausbildungsplätze zu bekommen?
- „Ausbildung organisieren“: Wie können wir unsere Ausbildungstätigkeit stärken?
- „Azubis befähigen“: Wie können wir Auszubildene zusätzlich fördern?
Wie bei jeder Toolbox gilt: das Werkzeug muss zum Handlungszwecke passen. Eine Säge hilft nicht, um einen Nagel in die Wand zu schlagen. Daher stöbern Sie gerne in dieser Werkzeugsammlung und überlegen Sie, ob das passende Werkzeug für Ihren Einsatzzwecke dabei ist. Wir haben die Dokumente soweit es möglich war in bearbeitungsfähigen Formaten hinterlegt. Sie sind völlig frei darin, diese Dokumente zu Ihrem Einsatzzwecke anzupassen.
„Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat,
sieht in jedem Problem einen Nagel.“
Unsere Toolbox
Azubis finden
Zu Beginn jeder guten Ausbildung steht Suche nach einem passenden Bewerber oder einer passenden Bewerberin. Ausbildungsmarketing ist gerade in kleinen und mittleren Unternehmen eine besondere Herausforderung, da es in aller Regel keine spezielle Marketing- oder Kommunikationsabteilung gibt. Ausbildungsmarketing muss daher einfach sein – trotzdem dürfen zentrale Aspekte nicht vergessen werden.
Läuft das Marketing gut, gehen Bewerbungen ein. Diese müssen bearbeitet und Bewerbungsgespräche terminiert werden. Auch hierbei lauern viele Fallstricke. Unsere Checkliste hilft dabei, einige dieser Fallstricke rechtzeitig zu bemerken.
Checkliste "Azubimarketing"
Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, die Grundlagen des Azubimarketings zu beachten und gibt Ihnen Anregungen und Hinweise, was Sie zusätzlich tun können.
Dabei wird zwischen „Wie“ und „Wo“ unterschieden. Das „Wie“ behandelt Fragen zu Inhalten der Ausschreibung, unter „Wo“ geht es um die Frage, auf welchen Wegen die Ausschreibung veröffentlich wird.
Zusätzlich finden Sie in der Checkliste noch einige grundlegende Hinweise, die besonders KMU bei der Außendarstellung ihres Unternehmens beachten können.
Eine Übersicht zum Thema gibt das Infoblatt „Azubis finden“.
Infoblatt "Generation Z?"
Bei den aktuellen Azubi-Jahrgängen wird oft von der „Generation Z“ gesprochen. Doch was ist das eigentlich und was genau hat es mit diesen Generationenmodell auf sich? Das Infoblatt zur „Generation Z“ erklärt die Vor- und Nachteile von Generationenmodellen und beschreibt die Grundzüge eines alternativen Modells: der Sinus-Milieus. Wichtig ist es, den Nutzen, aber auch die Grenzen dieser Modelle zu kennen.
Checkliste "Bewerbungsprozess"
Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, den Bewerbungsprozess für ausgeschriebene Ausbildungsplätze zu organisieren und den potentiellen Auszubildenden durch einen professionellen Prozess wertschätzend gegenüberzutreten.
Die Checkliste ist in vier Bereiche unterteilt, für die jeweils innerbetriebliche Prozesse erarbeitet werden müssen: Wer verwaltet eingehende Bewerbungen? Wer sichtet und bewertet? Wer organisiert Bewerbungsgespräche und wie werden diese gestaltet? Wer übernimmt Zu- und Absagen nach Bewerbungsgesprächen?
Die Checkliste bietet für diese Bereiche durch Fragen Anregungen und Orientierung. Die Liste kann eigenständig um eigene Inhalte erweitert werden.
→ Checkliste „Bewerbungsprozess“
Video-Kurse für das Azubimarketing
Weitere Unterstützung finden Sie bei unserem Partnerprojekt add-on.
Auf der Website von add-on gibt es verschiedende Videokurse zu Bereichen des Azubimarketing. Diese Kurse finden Sie hier: add-on.net/category/kursbereich/
Dort finden Sie beispielsweise einen Selbstlernkurs, mit dem sich potentielle Auszubildende auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten können. Zum Kurs „Vorstellungsgespräche“.
Ausbildung organisieren
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist die Organisation der Ausbildung eine große Herausforderung, da es oftmals keine speziellen Personalabteilungen gibt, die sich darum kümmern können. Vielmehr läuft die Ausbildung oft nebenher.
Daher finden sich in unserer Toolbox auch Arbeitshilfen, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Ausbildungstätigkeit helfen. Zum Beispiel ein Excel-Datei, die ihnen dabei hilft, die Ausbildung zu organisieren, oder ein Kalender, den Sie herunterladen und bearbeiten können, sodass Sie immer an wichtige Daten mit Bezug zum Thema Ausbildung erinnert werden.
Ist ein Ausbildungsplatz besetzt, dann steht das Onboarding an. Gerade wenn zwischen Bewerbungsgespräch und Ausbildungsstart viel Zeit vergeht, gilt es, Kontakt zu halten und den Start gut zu gestalten. Auch dabei hilft eine Checkliste, um die vielen Möglichkeiten eine gute Beziehung aufzubauen nicht verstreichen zu lassen.
Vorlage "Ausbildungsplanung"
Die Excel-Tabelle zur Planung der betrieblichen Ausbildung ist ein nützliches Werkzeug, um die Ausbildung von Auszubildenden zu organisieren und zu verfolgen. Mit dieser Tabelle können Ausbilder und Auszubildende die Ausbildungsinhalte (eng orientiert am Rahmenplan) festlegen, die Fortschritte der Auszubildenden verfolgen und die notwendigen Lerninhalte planen. Insgesamt hilft die Tabelle dabei, die Ausbildung von Auszubildenden zu einem strukturierten und erfolgreichen Prozess zu machen.
Beispielhaft ist in dieser Tabelle die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung angelegt. Andere Ausbildungsberufe können einfach anhand des Ausbildungsrahmenplans angelegt werden.
Ausbildungsplanung – Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung
Ausbildungskalender (*.ics-Vorlage)
„Haben wir die Ausschreibung für unsere Ausbildungsplätze schon veröffentlich? Und haben wir die Ausschreibung schon aktualisiert?“, „Wann fängt denn der Azubi an – und weiß das Team bescheid?“ Über den Jahresverlauf gilt es, verschiedene Fristen und Termine im Blick zu behalten. Um Sie dabei zu unterstützen haben wir einen Kalender angelegt, in dem Termine und Fristen eingetragen sind. So behalten Sie das Onboarding im Blick, vergessen ein zeitnahes Feedbackgespräch nicht und haben auch verschiedene Netzwerk- und Kooperationstermine in Ihrem Kalender.
Der Kalender ist im ics-Format angelegt und kann mit verschiedenen Apps geöffnet werden. Wenn Sie die Datei bspw. in Outlook öffnen, wird ein neuer Kalender hinzugefügt, der die ausbildungsspezifischen Termine enthält.
Selbstversändlich können Sie die einzelnen Elemente bearbeiten und für Ihre speziellen Anforderungen inhaltlich und organisatorisch anpassen.
→ Vorlage „Ausbildungskalender“
Checkliste "Onboarding"
Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, den Prozess des Onboardings umfassend zu planen und zu gestalten. Dieser Prozess umfasst die Phase vom Abschluss des Ausbildungsvertrags, bis hin zu den ersten Tagen der Ausbildung. Gerade wenn Ausbildungsplätze früh besetzt werden, kann hier ein langer Zeitraum verstreichen, in dem es wichtig ist, Kontakt zum/r Auszubildende/n zu halten (Preboarding).
Doch auch der Start der Ausbildung ist wichtig (klassisches Onboarding): die ersten Tage entscheiden sehr stark, über die Zufriedenheit mit dem Ausbildungsplatz und Ausbildungsbetrieb. Doch gutes und strukturiertes Onboarding, kann hier der Grundstein für eine erfolgreiche Ausbildung gelegt werden.
Azubis befähigen
Im Fokus jeder Ausbildung liegen natürlich die zentralen Ausbildungsinhalte, die sich aus Ausbildungsplänen ableiten. Unter anderem durch die Digitalisierung verändern sich Kompetenzanforderungen an die Azubis: sie müssen digitale Warenwirtschaftssysteme kennen und weitere digitale Werkzeuge (Soft- und Hardware) sicher nutzen können. Dazu kommt, dass auch persönliche Fähigkeiten, wie Selbst- und Zeitmanagement oder der Umgang mit einer immer schnelleren und stressigeren Umwelt, erlernt werden müssen.
Unsere Werkzeuge im Fach „Azubis befähigen“ zielen auf diese Anforderungen ab: Sie finden hier unter anderem einen Bogen, für ein Feedback- und Entwicklungsgespräch, der Sie dabei unterstützt, die Kompetenzentwicklung in Bezug auf digitale Tools abzufragen und so zeitnah zu erkennen, wenn bestimmte wichtige Kompetenzen nicht ausreichend entwickelt sind. Zudem finden Sie hier Anleitungen für Kurztrainings zu den Themen „Selbst- und Zeitmanagement“, „(digitale) Kommunikation“ und „Stress in einger digitalen Arbeitswelt“ die Sie als Ausbilder mit Ihren Auszubildenden durchführen können.
Feedback- und Entwicklungsbogen
Der Feedback- und Entwicklungsbogen dient dazu, die Entwicklung der Auszubildenden zu beobachten. Der Bogen kann immer dann genutzt werden, wenn z.B. eine Auszubildende die Abteilung wechselt. Dann folgt ein Abschlussgespräch, in dem in vier Bereichen Leistung und Entwicklung beurteilt werden. Folgende vier Bereiche werden betrachtet:
- Selbstorganisation und Lernbereitschaft
- Arbeitsweise und Arbeitsergebnisse
- Kommunikation und Miteinander
- Fachspezifische Fähigkeiten
Der letzte Punkt zielt besonders darauf ab, das Anwenden verschiedener Soft- und Hardware einzuschätzen. D.h. hier können z. B. das Anwenderwissen und die Kompetenz in Bezug auf spezielle Software beurteilt werden: Kann die Auszubildende die Software zur Warenwirtschaft ausreichend gut bedienen? Kennt sich der Auszubildende gut genug mit MS Office aus?
Diese Fragen werden von den Ausbildern beantwortet. Dabei wird eine dreistufige Skala genutzt („besser als gefordert“, „wie gefordert“, „weniger als gefordert“ und „nicht zu beurteilen“).
Dieser Bogen dient somit als Grundlage für die weitere Entwicklung: Braucht es Nachschulungen? Hat eine Auszubildende besondere Stärken in diesem Bereich? Etc. Mit Hilfe des Bogens können diese Fragen geklärt und die Entwicklung des Azubis beobachtet werden.
Betriebsspezifische Anpassungen
Der Feedback- und Entwicklungsboge ist so angelegt, dass die Vorlage an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Unter „Datenquelle“ können die gefragten „fachlichen Fähigkeiten“ genauso wie die „Abteilung“ angepasst werden.
→ Vorlage „Feedbackbogen“ (*.xls)
Infoblatt "Richtig Feedback geben"
Das Infoblatt gibt Ausbilderinnen und Ausbildern Tipps, worauf sie achten müssen, wenn sie „richtig“ Feedback geben wollen. Feedback ist für Auszubildende wichtig, um die eigene Arbeitsleistung und Lernerfahrungen mit den Anfordernissen des Unternehmens abgleichen zu können. Wichtig ist es daher, bereits die Aufgaben möglichst SMART zu formulieren. Spricht man über die erbrachte Leistung, gibt also zum Beispiel ein Ausbilder Feedback, gilt es, einige wichtige Tipps zu beachten, um sowohl Feedback richtig zu „geben“, als auch dieses Feedback richtig anzunehmen.
Selbst- und Zeitmanagement
Sich selbst und die Ausbildung zu organisieren, ist für Auszubildende immer eine Herausforderung. In der Logistik ist ein gutes Selbst- und Zeitmanagement jedoch besonders wichtig, gilt es doch ständig zu planen und zu organisieren. Nicht alle Auszubildenden bringen das Handwerkszeug für ein gutes Selbst- und Zeitmanagement mit. Daher bieten hier Unterlagen zum Download an, mit denen Ausbilderinnen zentrale Inhalte vermitteln können und gemeinsam mit den Auszubildenen erproben können.
„Selbst- und Zeitmanagement kompakt“ liegt als PowerPoint-Datei vor und kann mit kurzer Vorbereitungszeit durch die Ausbilder selbstständig durchgeführt werden. Die wichtigsten Inhalte finden sich auf den Folien, ergänzt um Tipps im Kommentarfeld.
Zentral für den Erfolg ist aber vielmehr das Ausprobieren und Diskutieren.
→ Training „Selbst- und Zeitmanagement kompakt“ (ppt)
(digitale) Kommunikation
Ob mit Kunden, Ausbildern, der Geschäftsführerin oder den Kollegen: Kommunikation ist in der Ausbildung wichtig, um zu lernen und um sich in diesem neuen Umfeld zurechtzufinden. Heutzutage geschieht diese Kommunikation oft über digitale Hilfsmittel wie E-Mail, WhatsApp oder ähnliche Apps. Das Kompakttraining hilft dabei, die wichtigsten Inhalte zu zentralen Kommunikationstechniken zu vermitteln.
„(digitale) Kommunikation“ liegt als PowerPoint-Datei vor und kann mit kurzer Vorbereitungszeit durch die Ausbilder selbstständig durchgeführt werden. Die wichtigsten Inhalte finden sich auf den Folien, ergänzt um Tipps im Kommentarfeld.
Zentral für den Erfolg ist aber vielmehr das Reflektieren und gemeinsame Diskutieren.
→ Training „(digitale) Kommunikation kompakt“ (ppt)
Stressmanagement in einer digitalisierten Arbeitswelt
Gerade in der Logistik ist alles „just in time“ – Zeitdruck ist kein neues Phänomen. Durch die Digitalisierung wird alles nur noch etwas schneller und vernetzer, sodass wir umso mehr gefordert sind, mit diesem Stress umzugehen. In diesem Training setzen sich die Auszubildenden mit dem Thema Stress auseinander und lernen, wie sie ihn erkennen und bewältigen können. Zudem lernen sie ihre persönlichen Ressourcen zur Stressbewältigung kennen. Abschließend wird der eigene Umgang mit dem Smartphone reflektiert: wie können 10 Tipps zu einem bewussteren Umgang beitragen?
Zentral für den Erfolg ist es, eigene Stressoren und Ressourcen zu erkennen. Denn das Erleben von Stress ist sehr individuell.
„Stressmanagement in einer digitalisierten Arbeitswelt“ liegt als PowerPoint-Datei vor und kann mit kurzer Vorbereitungszeit durch die Ausbilder selbstständig durchgeführt werden. Die wichtigsten Inhalte finden sich auf den Folien, ergänzt um Tipps im Kommentarfeld.
Die wichtigsten Inhalte liegen zudem als Infoblatt vor.
→ Training „Stressmanagement kompakt“ (ppt)
→ Infoblatt „Stressmanagement“
